De Google à Outlook et Exchange : la cruelle et douloureuse histoire d’une migration de messagerie

RGPD oblige, j’ai voulu renforcer la protection de mes propres données personnelles. Je l’avoue : j’étais Google dépendante et en plus je le savais… On sait bien que Google, c’est « open bar » pour les données personnelles. En mai, j’ai décidé qu’il était temps de reprendre le contrôle. Je suis passée de Google à Outlook et Exchange pour la gestion de mes e-mails, contacts et agendas, non sans peine.

Google, mon ami ?

Depuis plusieurs années j’utilisais Gmail comme client de messagerie, gestionnaire de contacts et agenda. La solution étant parfaitement intégrée sur Android, ce système tournait à merveille. Seulement « Quand c’est gratuit, c’est vous le produit » – c’est-à-dire que la monnaie d’échange, c’est votre vie privée.

Ce manque de confidentialité me convenait d’autant moins que mes données, ce sont aussi celles de mes clients puisque dans mon agenda, dans mes contacts mais aussi dans mes mails il y a de nombreuses informations qui concernent mon activité professionnelle.

Ça a commencé à vraiment m’agacer le jour où il a été avéré que Google lisait aussi le contenu des e-mails, toujours sous prétexte de vous proposer des « services personnalisés » – comprendre : de la publicité mieux ciblée. Je n’aime pas être un produit.

La synchronisation des contacts, un marché peu concurrentiel

Il y a quelques semaines, profitant du mouvement de réorganisation et de sécurisation de mon environnement de travail, j’ai décidé de migrer ma messagerie (et donc mon carnet d’adresses ainsi que mon agenda) vers Microsoft Exchange.

Pour pouvoir synchroniser à la fois les mails, les agendas et les contacts sur plusieurs ordinateurs et appareils mobiles, il n’y a que deux solutions officielles :

Google (gratuit et simple – pas vraiment respectueux de la vie privée)

ou

Microsoft Exchange (payant et complexe – pour la vie privée, ce n’est pas très clair mais j’ai tendance à faire plus confiance à Microsoft qu’à Google).

Par un beau matin de printemps, j’ai donc décidé de me lancer et de faire l’acquisition d’une solution Exchange que j’ai prise directement chez Microsoft, me disant qu’il valait toujours mieux s’adresser directement au Grand Patron.

Où les ennuis commencent (et durent)

Je passe sur les affres techniques de la migration de la messagerie, de l’export des plusieurs milliers de contacts qu’il a fallu traiter 250 par 250, des nombreux bugs à l’import dans Outlook, des groupes de contacts qui ne sont pas reconnus (mais qui semblent l’être : bonjour la confusion dans les libellés !), etc.

Après avoir résolu un certain nombre de bugs, contourné maintes impossibilités, passé de nombreuses heures au téléphone avec les hotlines des différents fournisseurs concernés, en particulier Microsoft, et écumé les forums, je reste perplexe et un peu frustrée.

En optant pour Exchange, je pensais que j’aurais à ma disposition un outil performant, qui ferait au moins aussi bien ce que j’avais jusqu’ici gratuitement avec Google.

Mais ça ne marche pas comme ça.

Je demeure particulièrement incrédule face à l’intégration très moyenne entre Exchange, Outlook et mon smartphone (un Androïd performant de marque connue). De plus, certaines fonctions qui me semblent absolument basiques et essentielles, présentes dans les outils Google, sont absentes chez Microsoft.

Une migration, c’est certes toujours compliqué. Les habitudes de travail acquises depuis des années compliquent toujours un peu l’appropriation d’un nouvel environnement.

Mais tout de même, j’ai l’habitude de passer d’un environnement à un autre et de m’adapter rapidement à de nouveaux outils. C’est même une des compétences clés d’une consultante-formatrice en digital, non ?

Ce qui me fait halluciner semble particulièrement inefficace

Calendrier Outlook

• Il est impossible de mettre plus d’un rappel pour un événement
• J’ai dû d’installer une application tierce (OneCalendar) sur mon mobile pour avoir une vue d’ensemble exploitable de mon planning car, bizarrement, l’application Outlook ne permet d’opter que pour l’affichage d’une ou de trois journée(s) (et encore, pas en entier), ou bien pour un affichage « Agenda » en liste. Pas très pratique pour visualiser les tâches et les plages libres de la semaine…

Gestion des contacts dans Outlook

Un vrai cauchemar ! J’ai dû résister pour ne pas revenir à Google, car…

• Les groupes Google ne sont pas reconnus en tant que groupes de contact ou listes de distribution à l’import dans Outlook. C’est d’autant plus étrange et source de confusion qu’on a l’impression que les groupes ont bien été importés (le système crée des dossiers reprenant le nom des groupes), ce qui rend l’interface confuse.
• En plus je me retrouve avec des contacts en double, voire en quatre, cinq, six, sept exemplaires, s’ils se trouvaient dans plusieurs listes de diffusion. Or…
• Outlook ne gère pas les doublons. Dingue, non ? Il faut aller les chercher à la main. On a dit quelques milliers de contacts…
• On ne peut pas inclure un contact dans un groupe de contacts si on n’a pas son adresse e-mail. Solution proposée par le technicien Microsoft : mettez des étoiles à la place de l’adresse e-mail. Mais bien sûr…
• J’ai perdu pas mal de contacts en passant de Google à Microsoft.

Synchronisation des contacts Outlook sur smartphone Androïd

Mais je suis forte ! Je tiens bon, je me dis que je vais m’y habituer, que le changement c’est bon pour les neurones. C’est alors que je réalise que :

• Je ne retrouve pas sur Androïd les groupes les nouveaux groupes de contacts créés directement sur Outlook !
• Et le pire de tout à date : mon répertoire ne se synchronise pas avec l’ordinateur de bord de ma voiture, ce qui m’empêche d’utiliser la commande vocale pour appeler quelqu’un. A quoi bon avoir le bluetooth, alors ?
  Évidemment le concessionnaire, le fabricant du téléphone, Microsoft se renvoient tous un peu la balle. Personne ne se déclare compétent sur le sujet.
  Aux dernières nouvelles, le support de Outlook mobile me dit que la fonctionnalité n’existe pas. C’est une blague ?
  Le comble, c’est que le logiciel embarqué dans ma voiture est développé par Microsoft ! Et non, ma voiture n’est pas d’une marque inconnue importée d’un pays lointain…

Pour finir, j’ai dû me résigner à copier tous mes contacts Outlook vers la mémoire du téléphone pour pouvoir accéder au répertoire par l’ordinateur de bord de mon véhicule.

Cette solution est largement insatisfaisante puisque, de ce fait, les contacts étant présents deux fois sur l’interface du téléphone, il est difficile de savoir quelle version de la fiche contact on modifie, et plus difficile encore de gérer les synchronisations.

C’est un comble quand on a choisi Exchange pour cette spécificité : la garantie de ne plus perdre de données et d’en disposer en permanence sur tous les appareils !

Les bonnes nouvelles (si, si, il y en a)

• Intégration de Trello, outil de gestion de projet très pratique, dans Outlook, même si le procédé est moyennement efficace.
  Ce qui est bien : on peut s’abonner aux calendriers Trello pour les suivre (sans pouvoir les modifier toutefois) dans Outlook.
  Ce qui serait encore mieux : c’est si on les voyait aussi sur le calendrier du smartphone, que ce soit dans Outlook ou dans OneCalendar, ce qui n’est pas le cas.
• Il y a sûrement d’autres avantages, que je ne vois pas pour le moment…

Pour finir, je garde Exchange, avec la mention « doit faire ses preuves »

Bref, en un mois, j’ai dû migrer ma messagerie trois ou quatre fois, en passant par des tests avec des logiciels libres et gratuits pour synchroniser contacts et agendas, présentés dans cet article.

Si vous m’avez envoyé un e-mail important qui est resté sans réponse en mai ou en juin, n’hésitez pas à revenir vers moi par e-mail ou par tout autre moyen car il n’est pas impossible qu’il se soit perdu dans les limbes !

Pour finir je suis quand même restée sur Exchange parce que je veux laisser sa chance au produit, mais je réserve mon jugement.

Et vous, comment gérez-vous vos e-mails, vos contacts, vos agendas ? Avez-vous rencontré certaines des difficultés décrites dans cet article ? Avez-vous des expériences ou des ressources à partager ? N’hésitez pas à partager votre expérience dans les commentaires.