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Modèles de documents Word personnalisés : plus rapide, plus efficace

par | 24 Fév 2015

Exemples de modèles de documents Word personnalisés réalisés pour les besoins d’un cabinet d’avocat à Avignon (conclusions) et d’un expert immobilier à Strasbourg (rapport d’expertise).
* Modèles de documents personnalisés réalisés sous Word ou autre programme selon vos besoins.
** Formation pouvant être prise en charge dans le cadre de la formation professionnelle continue.

Modèles de documents Word personnalisés : qu’est-ce que c’est ?

Le principe des modèles de documents dans les programmes de bureautique ou de mise en page

La plupart des logiciels de traitement de texte comme Word, de mise en page comme InDesign ou de présentation comme PowerPoint offrent la possibilité de créer des modèles de documents personnalisés. Selon les programmes, ce principe s’appelle modèle, maquette, template, masque, etc.

On retrouve ce système de tâches automatisées dans les éditeurs graphiques comme Photoshop, dans les tableurs comme Excel – en fait, dans la plupart des programmes informatiques, quelle que soit leur fonction, y compris dans leurs équivalents gratuits comme OpenOffice pour la suite bureautique ou TheGimp pour le traitement d’image).

Les modèles ou les processus d’automatisation portent des noms différents selon les applications logicielles. Quelques exemples :

  • dans Word : styles, modèles, QuickPart, table des matières, index…
  • dans InDesign : styles de texte ou d’objet, maquettes, table des matières, index…
  • dans Photoshop : scripts, droplets, traitement par lots…
  • dans PowerPoint : masques de diapositives…

Ces fonctions permettent d’automatiser les tâches répétitives et de pré-formater tout ce qui peut l’être pour rendre plus facile, rapide et  cohérente la réalisation de multiples documents comportant les mêmes éléments ou présentant les mêmes caractéristiques. Dans le modèle, les éléments qui doivent apparaître à l’identique sur les documents du même type sont déjà en place et ont déjà l’aspect voulu (couleur, taille, police de caractères, etc.).

L’utilisateur est ainsi assuré que toutes ses fiches produits (par exemple), construites à partir du même modèle, auront la même présentation car la charte graphique à suivre est intégrée dans le modèle, tout comme les mentions importantes devant figurer systématiquement sur tous les documents de ce type (par exemple : mentions légales sur une facture, conditions de vente sur un bon de commande, etc.).

Modèles de documents Word personnalisés : un exemple illustré

Jean Scheider, expert immobilier à Strasbourg (Cabinet Expertum), avait besoin de modèles de documents Word personnalisés pour les besoins classiques de sa société (en-tête de lettre, facture, etc.) ainsi que pour des usages spécifiques à son activité. En tant qu’Expert d’Assurés au service exclusif des Propriétaires, il est régulièrement amené à rédiger des rapports d’expertise parfois complexes pour exposer dans le détail l’état du bâtiment et les problèmes sujets à litige qu’il a pu constater en se déplaçant sur site.

Dans un souci de clarté, de qualité et pour gagner du temps dans la réalisation de ces documents Word comportant souvent de nombreuses pages, M. Scheider m’a demandé de réaliser un modèle de rapport d’expertise. Nous avons travaillé ensemble sur la structure du document et sur certains contenus, comme le texte de présentation de l’Expert, avec sa photo, au début du document.

Modèles de documents Word personnalisés : rapport d'expertise pour expert immobilier Couverture d’un modèle de Diagnostic technique SRU réalisé pour Jean Scheider, expert immobilier
La première de couverture reprend l’identité visuelle du Cabinet Expertum.

Le modèle comporte des éléments de texte préformatés que l’on peut insérer rapidement dans le document en quelques clics.

Dans cet exemple, j’ai créé plusieurs blocs-types pour les champs d’adresse, car selon les dossiers, les parties à présenter peuvent être au nombre de 2, 3 ou 4. Plutôt que de compliquer la gestion des fichiers informatiques en multipliant les modèles de documents, j’ai préféré créer des modules de 2, 3 ou 4 adresses que l’Expert intègre lui-même sur la page de couverture selon les besoins du dossier.

Modèles de documents Word personnalisés : texte de présentation de l'Expert au début d'un modèle de rapport d'expertise
Au début de son modèle de Rapport d’Expertise personnalisé, Jean Scheider présente son travail d’Expert d’Assurés ainsi que le cadre technique de celui-ci.

Dans l’en-tête du document (en haut), on retrouve le logo du Cabinet Expertum. En pied de page (en bas), un picto créé dans le même style donne un ancrage aux références et aux informations éditoriales (date, pagination, etc.).

Le texte, mis en forme au moyen de feuilles de styles, conserve ses caractéristiques de police, taille couleur, alignement, etc., rendant la lecture plus facile et garantissant la cohérence de l’ensemble du document.

Ces éléments font partie de la charte graphique définie pour l’ensemble du document dont elle harmonise la présentation, en accord avec l’identité visuelle de la société Expertum.

Modèles de documents Word personnalisés : table des matières avec mise à jour automatique des champs et des numéros de pages.
En début de document, la table des matières est, elle aussi, mise en forme au moyen des feuilles de styles.

Elle se met à jour automatiquement en fonction du texte et des nouveaux chapitre qui sont rédigés dans le corps du document.

Les numéros de pages indiqués en face de chaque titre correspondent donc toujours effectivement au début du chapitre correspondant, évitant des vérifications fastidieuses et sources d’erreurs.

Modèles de documents Word personnalisés : rapport d'expertise, début du corps du document
La spécificité des rapports d’expertise rédigés par Jean Scheider nécessite une structure de document avec des numérotations de chapitres jusqu’à 9 niveaux.

Les titres sont prévus dans le modèle avec une numérotation automatique qui se met à jour d’elle-même lorsque de nouveaux chapitres sont insérés. Cela permet d’éviter les risques d’erreur ou les omissions en cas de reprise du document.

L’aspect des différents niveaux de titre est déterminé par des feuilles de style qui rendent la présentation harmonieuse et suivent une logique qui fait bien ressortir la hiérarchie de l’information.

L’intérêt des modèles de documents Word personnalisés
pour les PME, les professions libérales et les artisans

Disposer de modèles de documents Word personnalisés (ou de documents-modèles pour d’autres logiciels) vous aide à gagner en efficacité, à maîtriser votre temps, votre action et votre image, et à vous démarquer de l’ensemble de votre profession. C’est dans cette perspective que je vous propose la création de modèles de documents sur mesure sous Word (ou autre logiciel de votre choix), suivant un cahier des charges que nous établissons ensemble.

Exemples d’utilisation des modèles de documents Word personnalisés pour les besoins communs à toutes les entreprises :

  • documents administratifs simples d’usage courant : devis, facture, lettre, confirmation de commande, contrat, etc.
  • documents plus complexes, brochures pouvant contenir un grand nombre de pages, supports de communication ou d’information : compte-rendus, rapports d’activité, bilan, etc.

Exemples d’usages spécifiques à certaines professions :

  • Experts : rapports d’expertises.
  • Cabinets d’avocats : jeux de conclusions.
  • Entreprises de vente ou de distribution : fiches produits personnalisables pour des catalogues modulables et économiques, à éditer en interne selon les demandes de vos prospects et clients.
  • Conférenciers et enseignants : maquettes de diaporamas pour harmoniser le style des présentations et faciliter la réalisation des diapositives (masques de diapositives PowerPoint), supports pédagogiques, etc.

Apprendre à créer et à utiliser des modèles de documents Word personnalisés (ou des modèles de documents pour d’autres logiciels)

En complément à la création de vos modèles de documents Word personnalisés (ou maquettes pour d’autres programmes), je propose des actions de formation, qui peuvent être prises en charge dans le cadre de la formation professionnelle continue, pour vous permettre, à vous ou à vos collaborateurs, d’approfondir votre maîtrise des logiciels de bureautique ou d’infographie que vous utilisez, afin d’exploiter au mieux vos modèles de documents et de gagner en temps et en efficacité sur les tâches courantes. Plus d’info sur la Formation Word par là !

Une question ?

Parce que votre besoin est unique, je vous invite à me contacter pour toute question ou demande de devis.
Logiciels libres ou gratuits

Si Microsoft Office reste la référence professionnelle en terme de suite bureautique, des solutions gratuites à l’ergonomie très proches existent. Elles peuvent vous convenir : comme toujours, c’est l’adéquation avec le besoin utilisation qui définit la solution la plus avantageuse dans un cas précis.

On peut citer notamment Open Office, Libre Office, Google Docs (solution en ligne), etc.

Je peux établir un programme de formation personnalisé sur les logiciels de votre choix.

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