Déclaration Datadock validée : ce que m’a apporté le nouveau décret qualité de la formation professionnelle

Rappel sur le cadre légal de la formation professionnelle

Je suis formatrice en graphisme, outils de communication, WordPress, web marketing. Je dispose d’un numéro de formateur, c’est-à-dire que mon activité de formation a fait l’objet d’une déclaration auprès du Préfet (de région PACA, en ce qui me concerne). Rappelons qu’il ne s’agit pas d’un « numéro d’agrément », mais d’un numéro de déclaration d’activité de formation⁽¹⁾. Ce numéro atteste de la possibilité, pour les entreprises, de faire financer la formation par leur OPCA (Organisme Paritaire Collecteur Agréé) au titre de la formation professionnelle continue, sous réserve de leurs droits disponibles.

Depuis le 1^er janvier 2017, un nouveau dispositif de contrôle qualité des organismes de formation⁽²⁾ est entré en vigueur : le Datadock. Ce dispositif concerne tous les formateurs (certaines certifications dispensent toutefois de la déclaration Datadock). Ceux-ci disposent d’une période de transition de six mois pour se mettre en conformité. À partir du 1^er juillet 2017, une déclaration Datadock validée sera une condition impérative pour la prise en charge des formations par les organismes financeurs.

Qu’est-ce que Datadock ?

« Le Datadock est un entrepôt de données qui permet aux financeurs de la formation professionnelle de vérifier la conformité des organismes de formation aux critères qualité définis par la Loi. », peut-on lire sur le site de Datadock.

Chaque formateur est invité à se connecter sur son espace personnel sur le serveur de Datadock. Il doit renseigner :

• des informations d’ordre juridique concernant son entreprise ;
• vingt-et-un « indicateurs », regroupés en six critères (voir encadré plus bas) : questions portant sur les différents aspects du travail du formateur (préparation, programme, contexte, évaluation, etc.). Pour chaque indicateur, le formateur doit fournir une explication écrite de sa manière de procéder et des « éléments de preuve » sous forme de pièces jointes ou de liens internet.

Un dispositif accueilli de manière mitigée par les organismes de formation

Disons-le : pour beaucoup d’organismes de formation, l’arrivée du dispositif Datadock a, en premier mouvement, suscité une certaine appréhension. Il était évident que la démarche allait prendre du temps. De plus, une relative incertitude flottait quant aux attendus et aux objectifs de Datadock, doublée parfois d’une inquiétude quant à la capacité à justifier de l’ensemble des conditions requises.

Il est vrai que remplir la déclaration prend du temps. Cela demande aussi réflexion et rigueur – deux qualités que l’on est, au demeurant, certainement en droit d’attendre d’un formateur. Si la plupart des critères concernent l’ensemble des organismes de formation, indépendamment de leur forme juridique ou de leur taille (un programme de formation est toujours un programme de formation), certains points peuvent être plus complexes en fonction des structures.

D’aucuns y ont vu une opportunité… La complexité (relative, supposée ou réelle) du processus a généré une offre de formation spécifique à destination des formateurs : « Comment remplir votre déclaration Datadock ». On peut aussi acheter des guides pour l’aide à la déclaration Datadock, s’offrir une prestation d’accompagnement, etc.

En réalité, la hotline de Datadock, disponible pour répondre aux questions des formateurs, par téléphone ou par e-mail, et le site de Datadock permettent déjà d’obtenir une quantité appréciable d’informations utiles.

J’ai pour ma part fait le choix de répondre le plus simplement possible aux questions, de manière méthodique, en me fondant sur mon expérience et sur la logique. Finalement je n’ai eu que quelques critères à compléter après la première prise en compte de ma déclaration, qui a été validée après ces corrections mineures.

Ce que Datadock m’a apporté

Outre la mise en conformité avec la nouvelle législation, qui maintient l’éligibilité des formations que je propose au financement dans le cadre de la formation professionnelle, renseigner les vingt-et-un indicateurs qualité a finalement été pour moi une expérience enrichissante et stimulante par plusieurs aspects.

Une mise à jour administrative et logistique

D’abord, cela m’a incitée à réactualiser certains des documents composant le dossier de formation professionnelle, comme le règlement intérieur ou mon CV.

En effet, si le programme ou la convention de formation sont réécrits et vérifiés à chaque action de formation, les documents qui ne changent pas ont tendance à prendre un peu la poussière au fil des ans. Ils restent valides, mais sont moins pertinents.

Ainsi mon règlement intérieur intègre désormais des notions liées à la sécurité informatique basées sur les dernières préconisations en la matière. C’est bénéfique à la fois pour le client, pour les stagiaires et pour moi, car cela permet de prévenir des risques qui nous concernent tous et qui peuvent avoir des conséquences lourdes, tant sur le plan technique que moral ou juridique. L’actualité nous en offre d’ailleurs un exemple critique, avec la cyberattaque massive qui a fait plus de deux cent mille victimes dans cent cinquante pays depuis vendredi dernier.

Une vérification de la pertinence pédagogique de mes actions de formation

La partie pédagogique de la Déclaration Datadock m’a semblé assez facile (ce qui ne veut pas dire rapide !) à renseigner et à justifier, ce qui m’a permis de vérifier l’adéquation de mes programmes et stratégies pédagogiques avec les attendus de la formation professionnelle.

Par-delà la minute d’autosatisfaction, cette confirmation est importante par rapport à mes clients et à mes stagiaires, auxquels je tiens évidemment à fournir un service du plus haut niveau de qualité possible, en adéquation avec leurs besoins et objectifs.

Une communication facilitée avec les acteurs de la formation professionnelle

Ce bénéfice est plutôt inattendu et encourageant. Il émane du fait que, pour les acteurs de la formation professionnelle, une déclaration Datadock validée est effectivement est un gage de qualité. En pratique, cela simplifie énormément certaines discussions et démarches, notamment en phase commerciale (prospection, propositions de collaboration, etc.).

À titre d’exemple, un centre de formation qui étudie la possibilité de me faire intervenir en tant que formatrice freelance, en sous-traitance, est assuré que je réponds à toutes les exigences actuellement attendues en termes de qualité, puisque ma déclaration Datadock a été validée. Notre discussion peut donc se concentrer sur les contenus de la formation et son cadre pratique. Tout le monde y gagne !

Un référencement simplifié auprès des organismes financeurs

Enfin, et cela fait partie de sa vocation première, une déclaration Datadock validée simplifie les démarches de référencement auprès des organismes financeurs. Certains OPCA basent dorénavant entièrement leur procédure de référencement sur Datadock.

« Le Datadock est un outil qui simplifie les démarches des organismes pour se faire référencer par les financeurs (ils s’inscrivent une seule fois pour tous les financeurs associés au projet), et qui simplifie également le travail des financeurs, grâce à l’interfaçage réalisé avec leurs propres systèmes d’information. » [Source : site de Datadock]

Pour moi comme pour tous les organismes de formation, cela simplifie donc les procédures de référencement par les organismes financeurs. Pour les entreprises qui font appel à mes services, la procédure de demande de financement de mes formations par leur OPCA, déjà allégée par la numérisation, est également facilitée.

Vers de nouveaux partages d’expérience

Ce qui était au départ une procédure administrative de suivi et de contrôle s’est finalement avéré pour moi une opportunité de faire le point sur mon activité de formatrice et mon organisation. Me voilà plus motivée que jamais à partager mon expérience dans les métiers du graphisme, de la communication et du web avec les salariés des entreprises qui gèrent en interne des tâches relevant des compétences d’un graphiste, d’un référenceur web ou d’un chargé de communication. Vous avez besoin d’une formation sur un logiciel ou sur des outils de communication tels que Photoshop, InDesign, WordPress, les réseaux sociaux, le référencement de votre site internet, la communication écrite ? Contactez-moi !

(1) Cf. article R. 6351-6 du Code du travail

(2) Cf. décret n°2015-790 du 30 juin 2015

• L’identification précise des objectifs de la formation et son adaptation au public formé
• L’adaptation des dispositifs d’accueil, de suivi pédagogique et d’évaluation aux publics de stagiaires
• L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement à l’offre de formation
• La qualification professionnelle et la formation continue des personnes chargées des formations
• Les conditions d’information du public sur l’offre de formation, ses délais d’accès et les résultats obtenus
• La prise en compte des appréciations rendues par les stagiaires

Source : Site de Datadock